Pourquoi tout le monde parle d’automatisation ?

L’histoire de l’automatisation

L’automatisation est selon certains le “pouvoir magique” de notre époque

Pourtant, l’automatisation ne date pas d’hier et les chaînes de productions industrielles en sont la preuve. Cependant, ces dernières années, l’automatisation a revêtu une coloration plus moderne, plus “digitale”. En réalité, ce sont plutôt l’accélération de l’automatisation et son accessibilité qui changent la donne, et qui placent ce pouvoir entre toutes les mains.

Aujourd’hui, chaque domaine d’une entreprise a son outil de gestion. La prospection commerciale, le service support, la facturation, la gestion de la paie, la gestion de projet, le marketing… CRM, ERP, ATS… Tout ces outils sont basés sur le fait que toutes les entreprises du monde partagent des règles de gestion communes dans les mêmes domaines. Par exemple, quelque soit le domaine de prospection, un client va toujours passer par les étapes “Prise de contact”, “Présentation de l’offre” et, dans le meilleur des cas “Signature”. Bien sûr, les termes ne sont pas toujours les mêmes et les modalités sont différentes, mais la prospection commerciale reste une succession d’étapes, un processus qu’il est possible de standardiser. Il en est de même pour la facturation, le recrutement, la gestion du service support, et la grande majorité de nos services. D’ailleurs, l’utilisation de ces outils de gestion a participé à la standardisation de ces actions et nous nous sommes tous pliés à leurs règles d’utilisations, car les avantages pèsent lourd dans la balance. Gain de temps, fiabilité, accès à l’information.

Vous l’avez bien sûr remarqué, tous nos outils de gestion préférés s’équipent peu à peu de modules d’automatisation. Ils vous inondaient d’ailleurs de newsletter à ce sujet, jusqu’à ce que l’IA prennent le relais. Mais c’est un autre sujet. Certains modules d’automatisations sont maintenant accessibles aux utilisateurs. C’est le cas de ceux des CRM comme Pipedrive & Hubspot, les gestionnaire de flux comme Monday, du bot de Trello… Si vous êtes curieux, vous avez déjà mis les mains dedans pour paramétrer vous-mêmes votre pipeline et faire en sorte que lorsque votre client entre dans la colonne “Envoi de mail de présentation”, il reçoive un premier mail introductif. Easy peasy, ou pas.

L’automatisation a débarqué dans la gestion de nos flux

Et c’est une bonne nouvelle. Si vos processus sont standardisés, vous pouvez les automatiser pour les accélérer. Énormément d’entreprises dans le monde sont en train de trouver des moyens d’automatiser des processus en vous donnant des outils qui permettent de faire des choses magiques. Zapier, Make, Airtable : Elles ont levé des fonds, elles sont mêmes déjà rentables et elles vont très vite. Encore mieux, ces entreprises vous donnent accès à des outils que l’on peut appréhender simplement avec un peu d’effort et de conceptualisation. Elles vous ont pré-maché le boulot : this is the No-code.

Qu’est-ce que le no-code ?

Evidemment, rien de magique dans le no-code. Le code n’a pas disparu, il est toujours là, mais il a pris un peu de recul. On l’a caché, on l’a maquillé.

Et oui, le code est devenu sexy. On a remplacé des lignes de formules indigestes sur fond noir par des interface colorées et des blocs standardisés dans lesquels on ne change plus que des variables. Bien sûr, lorsqu’on enlève le langage, il reste la logique et l’algorithmie. Le raisonnement en no-code est exactement le même qu’en code, mais il n’est plus nécessaire de s’embarrasser de la syntaxe. Plus besoin de maîtriser Javascript, php ou Android, on fait du légo.

En réalité, un no-codeur ne code pas, mais il utilise le code des autres. Il paramètre des blocs standardisés, qui ont été codés par des développeurs qui maîtrisent les langages les plus complexes et qui lui ont mâché le travail.

Les codeurs ont construit des briques, et les no-codeurs les utilisent pour construire une infinité de produits qui, dans l’immense majorité des cas, sont capables de faire la même chose que des produits “non-no-code”. Logique, puisque sous les briques, c’est bien du code.

A quoi ressemblent les briques ? Et qu’est-ce qu’elles font ?

Une automatisation est une succession de briques no-code.

Il existe deux types de briques : les briques “Actions” et les briques “Trigger” (ou Déclencheur en français)

Un système de brique commence toujours par une unique brique “Trigger”: le but de cette brique est de définir l’évènement sur laquelle l’automatisation va être déclenchée. Il s’agit vraiment des fondations de l’automatisation. Elle est nécessaire car nous parlons ici de programmation évènementielle : l’automatisation tourne en continu, elle est en “veille”, jusqu’à ce que l’évènement déclencheur se réalise et que l’automatisation se déclenche.

Une fois déclenchée, l’automatisation réalise alors une série d’actions : les Briques “Actions” prennent le relais, et elles peuvent être nombreuses.

Le no-code modulaire : le no-code appliqué à VOS outils

L’indice est dans la dernière ligne. Il existe des briques magiques sur Google Sheet, mais aussi sur Google Doc, Pipedrive, Power Point, Gmail, votre agenda… Bref, toutes vos applis du quotidien. Donc pas besoin de réinventer la roue : tout ce que vous utilisez déjà est prêt à être automatisé.

Nous évoquions plus haut les modules d’automatisations de Pipedrive, Trello, et d’autres outils existants. Ces modules permettent d’automatiser des actions spécifiques au sein d’un outil. Par exemple, sur le CRM Pipedrive, il est possible de créer des automatisations pour créer un client, modifier une affaire, ou envoyer un mail à votre place. C’est un gain de temps important, c’est très fiable, mais cela a une limite : les actions possibles sont définies à l’avance par cet outil. Vous pouvez tout accélérer dans un certain cadre. Spoiler alert : on peut fracasser le cadre.

Tous les outils que vous utilisez déjà peuvent être automatisés, mais également connectés grâce à de nouveaux outils magiques que nous appelons chez Sparky Flow des “connecteurs” : Zapier, Make, n28n… Ces entreprises ont ouvert des ponts entre tous (ou quasi-tous) les outils existants. En fait, ils construisent un énorme trousseau de clés (API). Grâce à ces connecteurs, il vous est possible d’accéder aux briques des modules d’automatisation de tous vos outils. C’est le Passe-partout de l’automatisation, et ça fait la diff.

En bref, avec Zapier, vous pouvez assembler une brique Trigger sur Pipedrive, puis une brique Action  sur Google Sheet, sur PowerBi, sur Trello… On appelle ça du no-code modulaire, qui se différencie du no-code intégré, où tout se fait sur un outil : Bubble, Webflow… On tire le meilleur parti de chaque outil, et on les connecte : ils travaillent tous en harmonie.

Et c’est comme ça que l’on crée un site internet entièrement en no-code, avec un back-office sur la base de données Airtable qui est synchronisée sur un front Softr. C’est aussi comme ça que l’on remplit des contrats, des conventions, ou des documents de dizaines de pages automatiquement à partir d’un Google Sheet, lui-même rempli automatiquement par un formulaire Typeform ou Jotform renseigné par les clients. Car oui, l’automatisation permet aussi de demander aux clients de mettre la main à la pâte, mais c’est un autre sujet.

Bref, tous les outils peuvent être connectés dans un écosystème unique, dont vous définissez des frontières modulables, et dans lequel les informations voyagent instantanément grâce à des robots à votre service.

Et ça, ça donne des idées.

Et du coup, le no-code j’en fais quoi ?

On l’a dit : tout ce qui est standardisé peut être automatisé. En clair, les tâches qui ne vous passionnent pas car elles sont répétitives ou rébarbatives peuvent être automatisées. Un robot peut le faire à votre place. En mieux : de manière plus fiable, plus rapide (quasi-instantanée) et avec un reporting millimétré.

À vous d’identifier ce qui est standardisé et donc automatisable, et ce qui ne l’est pas. Petit conseil : cherchez du côté de ce qui vous ennuie. Votre petit caillou dans la chaussure, le reporting qu’il faut faire tous les mois, le mail que vous allez chercher dans vos notes pour le copier-coller en changeant juste le prénom, le document template à remplir sur lequel vous avez surligné en jaune les champs manquants… Allez, c’est bientôt du passé. On déroule les exemples.

Faites tomber votre To-Do

Prenez votre to do list ou celle de vos collaborateurs, identifiez ce qui est récurrent, et c’est parti pour gagner en productivité Liste non-exhaustive de ce que vous pouvez automatiser et connecter :

• Vos documents templates : contrat, convention, devis, CERFAS… vous avez peut être une collection de template Word ou Google Docs, avec des champs surlignés en jaune, qui attendent patiemment d’être copiés/collés puis complétés par vos soins ? On garde les templates, et on remplace le surlignage par des variables reliées à un Excel, un Google Sheet, ou n’importe quelle base de données, via Zapier. On définit une bonne fois pour toute que la colonne B “Prénom” remplira la ligne prénom du template, et c’est terminé. L’ajout d’une ligne génère automatiquement le document rempli. En supplément : on ajoute ce document à un envoi de mail automatique pour une demande de signature, ou on déverse directement un formulaire dans le Google Sheet. Ou les deux.
• Votre prise de rendez-vous : hop, un petit lien Calendly transmis à vos interlocuteurs (automatiquement bien sûr) leur permet de choisir un créneau parmi vos disponibilités en se basant sur votre Google Agenda. L’évènement est ajouté à votre agenda et à vous de choisir la suite : mail de confirmation, SMS de rappel, ajout dans votre base de donnée ou votre CRM… Ceinture-bretelle.
• Les compte-rendus d’entretien ou d’échange : ..
• La facturation : ..
• Les notes de frais : ..

 Avec un peu plus d’ambition (de temps & d’argent aussi) :

• Votre process commercial
• Votre process support
• Votre programme d’affiliation
• Le système de tickets de votre équipe technique
• Vos process qualité & d’audit
• Votre communication digitale
• …

Et à l’échelle d’une entreprise, ce n’est pas la taille des équipes, mais la gestion des interfaces qui fait la différence

• Interface entre équipes
• Interface avec vos partenaires
• Interface avec vos utilisateurs ou vos clients (formulaire, site internet, espace personnalisé avec possibilité de modification, prise de rendez-vous…)

Pourquoi le no-code transforme les entreprises qui l’utilisent ?

TOP 3 des avantages du no-code en entreprise

#1 – Le partage de l’information

D’abord parce que l’automatisation, ce n’est ni plus ni moins que du transport de données grâce à nos petites briques. En d’autres termes, c’est de la circulation d’informations.

Et ça, en entreprise, c’est précieux. On cite le Harvard Business Review, dans un article intitulé “L’entreprise sans permission” :

« Les organisations doivent accorder une attention particulière aux métriques de performance, faire en sorte que l’information arrive en première ligne et rendre leurs salariés plus avisés. »

Repensons à nos connecteurs magiques, nos Passe-partout qui créent un écosystème unique dans lequel les informations sont diffusées instantanément. Chaque salarié, chaque membre d’un projet, chaque partie prenante peut avoir accès à toutes les informations dont il a besoin en temps réel. Il n’est plus nécessaire d’attendre le reporting mensuel, consolidé par 4 paires de mains différentes pendant une bonne semaine. Un commercial peut connaître en temps réel le chiffre d’affaires qu’il a généré en accédant au dashboard de son CRM et même configurer une alerte SMS lorsque son objectif est atteint. La signature d’un contrat peut être instantanément communiquée au service comptable, delivery et support, avec toutes les informations nécessaires à leur bon traitement. Et puis tant qu’on y est, pourquoi ne pas lancer un post Linkedin en automatique ? Too much ?

La connexion des différents outils et la circulation des données permet de niveler le niveau d’informations par le haut.

Chacun accède facilement et en toute autonomie aux données dont il a besoin pour prendre la meilleure décision.

#2 – L’innovation step by step

Justement, grâce à l’accès à la donnée en temps réel, chaque collaborateur peut prendre une décision plus avisée.

En somme : une meilleure décision. Encore mieux ? Les décisions peuvent être prises en fonction du terrain, et la réactivité pour réagir est maximale. De cette manière, les process peuvent être adaptés en temps réel en fonction des signaux et des besoins des utilisateurs. Pas besoin d’imaginer, d’anticiper ce que vos utilisateurs vont apprécier : le plus efficace pour le savoir est de tester, d’essayer, puis d’analyser les comportements et d’adapter votre proposition.

En résumé : Un peu plus de réaction, un peu moins d’anticipation = beaucoup de temps gagné. En d’autres termes :

« Mieux vaut essayer vite que réfléchir longtemps. »

Ce mode « Test & Learn », très cher à la fameuse Méthode Agile, laisse la part belle à l’amélioration continue et permet aux équipes de travailler avec agilité, de s’approprier plus facilement les nouveaux outils et surtout : d’adhérer au process.

#3 – La réduction des tâches répétitives

Au risque de se répéter : ce qui est standardisé peut être automatisé.

Les tâches manuelles répétitives sont donc d’excellents cas d’automatisation. Leur remplacement par des automatisations permet de fiabiliser les process, de réduire les risques d’erreurs et de faire gagner un temps précieux au quotidien pour se concentrer sur ce qui fait la différence, leur valeur ajoutée. L’expertise métier d’un collaborateur est généralement la raison pour laquelle il est recruté, mais surtout, sa principale source de satisfaction et de valorisation dans son poste. Pourtant, les tâches à forte valeur ajoutée sont souvent reléguées au second plan, car les tâches opérationnelles du quotidien ont la priorité, et c’est une perte importe pour l’entreprise. La revalorisation du coeur de métier de l’entreprise et de l’expertise de chacun est un argument supplémentaire et de poids pour que les équipes adhèrent au processus d’automatisation.

« Gagner du temps pour se concentrer sur l’essentiel »

Spoiler alert : Remplacer des tâches répétitives par des automatisations ne veut pas dire que l’erreur n’est pas possible. Le robot va faire exactement ce que vous lui demandez de faire, n’ayez pas de doute. Il n’a pas le loisir de vouloir faire autrement pour vous embêter, et il n’est pas plus fatigué aujourd’hui qu’hier. Si vous détectez une erreur, c’est sans doute la vôtre, car vous n’avez pas tenu compte de ce cas particulier dans vos paramètres. Ou que vous avez fait un oubli. Ou que vous avez mal testé votre automatisation. Bref, en ce qui concerne les erreurs humaines, les causes ne manquent pas, mais justement, le robot ne se trompe pas.

Mais alors, est-ce que tout le monde peut automatiser ?

Non.

En tous cas, chez Sparky Flow, on pense que non. Pour la simple et bonne raison que tous les métiers ne sont pas fait pour tout le monde, et que le no-code ne fait pas exception. Certaines qualités sont indispensables pour être un développeur no-code. Selon nous, un bon no-codeur a un excellent sens de la logique, un intérêt pour l’algorithmie et une bonne compréhension des enjeux métiers. En un cliché : un no-codeur aime faire des Sudoku et des casses-têtes pendant ses vacances.

Un geek en somme ? Peut être, mais un développeur no-code doit être proche du métier, proche du terrain et du business. Un développeur no-code doit apprécier se mettre à la place des utilisateurs pour répondre à leurs problèmes. En résumé, on est pas là pour la beauté du code.

On veut que ça marche vite et que ça dure longtemps.

Par contre, une fois armé de ces qualités, il n’est pas nécessaire d’être ingénieur pour faire du no-code ou d’avoir déjà fait de l’informatique. L’automatisation est un pouvoir à la disposition de (presque) tous.

Mais en fait, dans quel cas est-ce que je n’utilise PAS le no-code ?

Revenons sur notre principe précédent “tout ce qui est standardisé peut être automatisé.” Et le reste ? Votre brainstorming marketing, votre analyse financière, bref, votre valeur ajoutée à vous ne s’automatise pas. L’IA s’en charge peut être, mais c’est un autre débat, et nous n’en sommes vraiment pas convaincus. L’automatisation, c’est l’utilisation d’une armée de robots à qui on peut demander de faire plein de choses, mais qui n’apprennent rien. C’est à nous d’apprendre à leur parler, et pas l’inverse.