Chez RecrutonsEnsemble, l’optimisation des méthodes de travail et la réduction des tâches répétitives sont au cœur de la stratégie du cabinet. Depuis maintenant 3 ans, l’équipe s’appuie sur les outils no-code comme Airtable, Zapier ou Softr et l’automatisation pour fluidifier le recrutement et offrir une expérience optimale, tant aux clients qu’aux candidats. Ses méthodes ont été affinées et éprouvées en étroite collaboration avec notre agence d’automatisation Sparky Flow, qui est aussi adepte du “Mieux vaut essayer vite que réfléchir longtemps” et qui a réussi à transformer la PME grâce au no code.
Fluidifier les candidatures et les échanges avec les candidats
Avant la digitalisation RH, les recruteurs de RecrutonsEnsemble perdaient un temps considérable à trier les CV, saisir manuellement les informations et relancer les candidats. Aujourd’hui, les candidatures sont automatiquement centralisées dans une base de données Airtable grâce à des formulaires connectés à chaque offre. Chaque étape du processus est visible grâce à des vues personnalisées, ce qui rend le suivi bien plus intuitif. 🪄 Résultat : plus de 80 % de temps économisé sur la phase de préqualification.
Cette centralisation s’accompagne d’une automatisation du processus de recrutement et de la communication. Les candidats reçoivent automatiquement des accusés de réception, des invitations à entretien ou des relances selon l’étape atteinte. Par exemple, lorsqu’un candidat passe à l’étape « Entretien », il reçoit instantanément un email avec un lien de prise de rendez-vous via Calendly. Cette intégration permet aux recruteurs de se libérer de nombreuses tâches répétitives, tout en offrant une expérience fluide et professionnelle aux candidats.
Accélérer la digitalisation de la relation client et le suivi des missions
La transformation digitale a également permis à RecrutonsEnsemble d’améliorer significativement la collaboration avec ses clients. L’équipe utilise Airtable et des automatisations pour générer des reportings détaillés à destination des clients : nombre de candidatures, avancement, statistiques personnalisées. Leurs clients peuvent accéder à une interface partagée pour suivre l’évolution des recrutements, commenter les candidatures ou valider les profils proposés. Ce fonctionnement limite les échanges de mails et fluidifie la prise de décision 📝.
Des tableaux de bord RH sont générés automatiquement à partir des données de la base Airtable. Le cabinet peut ainsi envoyer à ses clients des comptes-rendus PDF clairs et personnalisés en quelques clics, sans aucune ressaisie manuelle. Cette automatisation renforce la transparence et permet aux clients d’avoir une vision claire, en temps réel, de l’avancement des missions confiées.
Côté candidat, chacun possède son propre espace candidat avec le suivi des offres auxquelles ils/elles ont postulé ainsi que la possibilité de modifier ses informations, tout ça grâce à Softr. 💪🏼
Un pilotage commercial structuré et une production plus fiable
En parallèle de la gestion des candidats, le processus commercial a été digitalisé. Le suivi des prospects et des clients repose sur un CRM Pipedrive connecté à des outils comme Zapier. Dès qu’un prospect est ajouté, des rappels, devis ou propositions commerciales peuvent être générés automatiquement, réduisant ainsi le risque d’oubli et accélérant les délais de réponse.
Enfin, la génération des documents a été automatisée pour sécuriser et fiabiliser la production. Qu’il s’agisse de contrats, de lettres de mission ou de comptes-rendus, les informations sont automatiquement injectées dans des modèles personnalisés via des outils comme Documint ou Pandadoc. Les erreurs de copier-coller appartiennent désormais au passé, et la signature électronique se fait en quelques clics. 🪄
Résultat : un cabinet de recrutement digital et performant !
Notre cas client d’automatisation RH illustre parfaitement comment la digitalisation peut répondre aux enjeux opérationnels quotidiens des cabinets RH. Ce projet démontre à quel point les outils no-code peuvent révolutionner les processus internes d’un cabinet de recrutement. En automatisant les tâches répétitives, en centralisant les données et en fluidifiant les échanges, l’entreprise a gagné en temps, en efficacité et en qualité de service. Un exemple inspirant pour tous les acteurs du recrutement qui souhaitent amorcer leur propre transition digitale.
Grâce au no-code et à l’automatisation, l’équipe de RecrutonsEnsemble a transformé l’organisation du cabinet :
- Une gestion plus agile, des processus accélérés,
- Jusqu’à 60% de temps gagné sur l’ensemble des missions,
⏩ Résultat : une meilleure expérience pour tous, candidats comme clients !
