Accompagnement Qualiopi pour formateurs et organismes de formation
Grâce à notre accompagnement qualiopi sur-mesure et automatisé, nous vous aidons à obtenir votre certification simplement et sans stress !
🎯 Notre accompagnement certification Qualiopi : une réussite assurée !
Dans le cadre de notre accompagnement certification Qualiopi, nous vous aidons à structurer des processus efficaces et automatisés.
Les ingrédients du succès pour obtenir votre certification Qualiopi rapidement
👋🏼 Des processus standardisés
L'automatisation permet d'accélérer un processus déjà standardisé qui transforme les cas particuliers en un flux unifié. Cette phase de standardisation est la première partie de notre métier.
🤓 De la réactivité et de l'envie
Le processus d'automatisation dépend des retours du terrain pour s'améliorer. Cette approche test & learn s'appuie sur une réactivité opérationnelle et une poignée de poussière de fée : l'envie d'y croire !
🧑🏽💻 De l'exigence dans l'utilisation
L'automatisation fait partie intégrante du quotidien et de la culture d'entreprise. L'enjeu est d'appliquer et de faire appliquer les procédures pour utiliser les outils au mieux : il n'y a pas d'approximation avec l'automatisation.
Les 3 grands avantages d'une solution no code pour la gestion des formations
⚡️
Rapide
2 mois maximum entre le début de l’accompagnement et l’obtention de votre certification, incluant la mise en place des process qui perdureront après l’audit.
🔒
Robuste
La fiabilité et la simplicité des outils no-code permettent de construire des processus solides et faciles à maintenir.
⚙️
Modulable
On adapte vos processus à vos formations, vos apprenants et votre équipe en charge du suivi grâce à des blocs personnalisables et modifiables.
⚙️ Répondre aux attentes du référentiel Qualiopi en automatisant vos processus
Pour répondre aux différents indicateurs du référentiel Qualiopi et valider votre audit, trois types d’action sont à mener : la mise en place de processus opérationnels respectants les critères de certification, la mise en place d’outils de veille et d’évolution de la formation et la génération automatique des différents documents demandés par l’organisme.
Candidature des apprenants
Récolter les candidatures pour les différentes formations dispensées par l’organisme, sélectionner les apprenants et leur envoyer un mail de convocation contenant les informations de la session et le règlement intérieur à signer.
Recrutement des formateurs
Récolter les candidatures des formateurs, leur faire passer un premier entretien, récolter leurs documents administratifs et la signature de la charte du formateur.
Déroulé et suivi des sessions
Générer automatiquement les documents nécessaires à la mise en place d’une session de formation : convocation, demande de subrogation, devis, calendrier, attestation de début, attestation de fin… Suivre les différentes étapes d’avancement de la session.
Gestion des enquêtes de satisfactions
Envoyer les enquêtes de satisfaction aux apprenants, aux formateurs, aux financeurs et à l’entreprise, avec des relances. Récolter les retours et les intégrer au plan d’amélioration continue de l’organisme.
Notre accompagnement Qualiopi expliqué en un coup d'œil 👀
Vous souhaitez obtenir votre certification Qualiopi sans perdre de temps ? Nous avons conçu une méthode claire et automatisée pour vous accompagner. À travers des échanges réguliers et des outils adaptés, vous progressez étape par étape vers la certification.
La certification Qualiopi est avant tout une attestation de la qualité du processus. L’automatisation permet justement de structurer et de fiabiliser les processus de gestion de la formation (recrutement des apprenants, recrutement des formateurs, enquêtes de satisfaction…) en réduisant les erreurs et le temps passé sur les tâches administratives. L’objectif est de créer des workflows intelligents, pour vous garantir une gestion efficace et pérenne de vos formations, tout en facilitant la validation des audits Qualiopi.
Les outils utilisés pour réussir votre audit qualiopi ⚒️
Découvrez nos outils no-code favoris pour vous accompagner dans la réussite de votre audit Qualiopi pour votre organisme de formation.
Airtable
Zapier
Obtenir Qualiopi facilement avec un accompagnement structuré 👇🏼
Cadrage en fonction des critères
Lecture d'ensemble de la grille des critères pour obtenir Qualiopi et établissement pour chaque critère de l'existant et de ce qui mérite le développement d'un processus, d'un outil ou d'un document. Définition de la roadmap et des porteurs d'action.
Développement de processus & création des documents
Mise en place d'une base de données et des différents workflows automatisés avec une phase de conception puis de tests. Rédaction des documents nécessaires en collaboration avec l'équipe en charge de la formation.
Audit Qualiopi & lancement
Tenue de l'Audit Qualiopi avec présentation des 32 critères. Déploiement de la solution pour les formations en cours et à venir, avec des tutoriels d'utilisation et des contenus de formation des équipes.
Certification Qualiopi pour formateur indépendant : nos solutions 🪄
La certification Qualiopi pour formateur indépendant ou organisme de formation soulève souvent des questions spécifiques. Sparky Flow propose un accompagnement dédié aux indépendants, pour adapter les documents et les pratiques à une structure plus agile tout en restant conforme aux exigences demandées.
Découvrez comment nous avons accompagné un organisme de formation à structurer ses processus et à obtenir la certification Qualiopi en toute sérénité.
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez suivre plusieurs étapes. D’abord, il faut structurer vos process internes autour des 7 critères et 32 indicateurs définis par le Référentiel National Qualité (RNQ). Cela implique notamment de prouver que vous mettez en place une démarche qualité pour vos actions de formation. Ensuite, vous devez choisir un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (ou reconnu équivalent) pour planifier un audit. Lors de cet audit, vous devrez présenter des éléments de preuve concrets : documents administratifs, outils de suivi qualité, procédures d’amélioration continue, etc.
Avec une bonne préparation (et pourquoi pas un accompagnement sur l’automatisation de vos process qualité 😉), obtenir Qualiopi devient beaucoup plus simple et fluide.
Quelle est la durée de la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est valable 3 ans.
Cependant, elle est conditionnée à un audit de surveillance réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant votre certification initiale.
En clair :
Vous obtenez la certification pour 3 ans
Vous devez passer un audit intermédiaire au bout d’environ 1 an et demi
Si tout est conforme, vous conservez votre certificat jusqu’à son renouvellement.
C’est pour cela qu’automatiser votre suivi qualité dès le départ est un gros avantage : vous serez toujours prêt pour le contrôle !
Pouvons-nous connecter Airtable à des outils métiers existants ?
Le meilleur moyen de maintenir votre certification Qualiopi est de mettre en place un système de gestion qualité simple, rigoureux et automatisé. Concrètement :
- Suivre et archiver systématiquement tous les documents et preuves demandées (évaluations, feuilles de présence, conventions de formation…)
- Avoir un process d’amélioration continue actif (collecte des feedbacks, plans d’action d’amélioration…)
- Utiliser des outils d’automatisation (comme Airtable, Make, ou Zapier) pour centraliser, alerter, stocker et tracer vos documents et indicateurs qualité sans y penser tous les jours.
Avec des process automatisés, vous évitez les oublis, gagnez un temps précieux au quotidien et abordez votre audit Qualiopi en toute sérénité.