Automatisation des taches – Le guide complet en 2025
En 2025, automatiser ses taches n’est plus juste une option sympa, c’est devenu un indispensable. Pour les PME et les professions libérales, l’automatisation représente l’une des meilleures solutions pour gagner du temps, limiter les erreurs et booster les performances. Finis les copier-coller interminables, les rappels manqués ou les factures égarées : en automatisant intelligemment, vous libérez votre équipe pour des missions à forte valeur ajoutée. Mais concrètement, ça veut dire quoi ? 😮 Allez, on vous explique tout, sans jargon et avec des exemples bien concrets. 💡 Qu’est-ce que l’automatisation des taches ? L’automatisation des tâches, c’est tout simplement le fait de confier à des logiciels ou outils numériques des tâches répétitives, chronophages, et souvent à faible valeur ajoutée. Quelques exemples pour comprendre tout de suite : envoyer automatiquement un mail de relance à un client qui ne donne plus signe de vie, générer un SMS pour rappeler ou confirmer un rendez-vous, enregistrer une facture dès qu’un paiement est effectué, créer un devis depuis un formulaire rempli par le client, ou encore notifier votre équipe dès qu’un devis dépasse un certain montant. Ces actions ne nécessitent pas d’être un as de la tech 🃏 : avec les bons outils, elles deviennent accessibles à toutes les structures, même les plus petites. ⚙️ Automatisation PME : quels bénéfices pour une petite structure ? Automatiser, c’est gagner un temps précieux sur les tâches qui ne nécessitent pas d’expertise humaine. C’est aussi réduire considérablement les erreurs liées aux manipulations manuelles. Et surtout, c’est permettre à vos équipes de se concentrer sur ce qui compte vraiment : conseiller, créer, vendre, innover. L’automatisation PME devient alors un levier de performance et de sérénité. C’est aussi un levier d’évolution : si votre activité se développe, vous n’avez pas besoin de multiplier les embauches pour des tâches de back-office. Vos processus tiennent la charge, et vous pouvez scaler plus sereinement 🧘🏼♀️. Enfin, c’est une opportunité d’uniformiser votre expérience client. Chaque prospect ou client vit un parcours clair, fluide, et cohérent, sans que cela ne dépende de qui, dans l’équipe, s’en occupe. 🤝 Quelques exemples de tâches automatisables dans votre quotidien 📝 Lorsqu’elles sont bien pensées, plusieurs tâches automatisées peuvent s’enchaîner naturellement pour former de véritables processus internes. Ces enchaînements fluides deviennent alors des « workflows » ou process d’entreprise, structurés, reproductibles et évolutifs. Résultat : vos opérations gagnent en cohérence, en efficacité et en professionnalisme, le tout sans surcharge de gestion 👩🏼💻. Dans toute entreprise, on distingue généralement deux types d’activités : Les tâches à forte valeur ajoutée, comme le conseil, la création ou la relation client, qui nécessitent des compétences humaines et ne peuvent pas être automatisées. Les tâches plus opérationnelles ou administratives, souvent répétitives, qui peuvent être automatisées pour gagner du temps et réduire les erreurs. En combinant ces deux approches, on peut construire des processus fluides et performants, où l’humain se concentre sur l’essentiel pendant que les outils gèrent le reste. 📞 Les relances clients Les relances commerciales, quand elles sont bien faites, peuvent faire toute la différence. Mais soyons honnêtes : quand on a mille choses à gérer, c’est souvent la première tâche qu’on oublie. Grâce à des outils comme Airtable, Make et Tally, vous pouvez mettre en place un système qui fait le travail pour vous et qui permettent l’automatisation des tâches. Imaginons que vous utilisez un formulaire Tally pour qualifier vos leads. Chaque réponse est automatiquement enregistrée dans une base Airtable. Ensuite, grâce à Make, vous pouvez surveiller la date du dernier contact : si aucune interaction n’a eu lieu depuis 14 jours, un email de relance est envoyé automatiquement. Et si la personne ne répond toujours pas, une tâche est ajoutée dans votre outil de gestion (Notion, Trello…) pour prévoir une relance manuelle ou un appel. C’est fluide, c’est propre, et surtout, c’est fait. 📆 La prise de rendez-vous Personne n’a envie de passer trois jours à fixer un créneau. Avec un outil comme Calendly, vos clients peuvent directement choisir un créneau disponible dans votre agenda. Une fois le rendez-vous réservé, Calendly envoie automatiquement les confirmations et rappels (email ou SMS), évitant les oublis. Vous pouvez aller plus loin en connectant Calendly à Airtable via Zapier : chaque rendez-vous est automatiquement enregistré dans votre base client, ce qui vous permet de garder un historique complet sans lever le petit doigt. 📝 La gestion des factures et devis Créer un devis à la main, l’envoyer, relancer, créer la facture une fois le paiement reçu… toutes ces étapes peuvent être automatisées. Avec un formulaire Tally par exemple, un client peut faire une demande de devis automatisé. Cette info est récupérée par Make, qui génère un document à partir d’un modèle Google Docs, et l’envoie automatiquement au client. Quand le devis est signé (via un champ rempli ou un clic de confirmation), vous pouvez générer automatiquement une facture avec Stripe ou un outil de facturation compatible, et l’archiver dans le bon dossier sur Google Drive. Vous n’avez plus à y penser : tout est tracé, envoyé, rangé. ⏩ Suivi des projets Automatiser le suivi de projet ne veut pas dire perdre le contrôle – au contraire. En centralisant toutes vos tâches dans Airtable, vous pouvez créer des règles simples : si une échéance approche, une notification est envoyée dans Slack. Si une tâche n’est pas cochée à la date prévue, un rappel automatique est envoyé à la personne concernée. Vous pouvez même intégrer des boutons pour effectuer certaines actions : générer un email de suivi, envoyer une relance client, ou marquer un projet comme terminé. Le tout, sans quitter votre tableau de bord. Et pour aller plus loin, vous pouvez configurer des vues spécifiques dans Airtable pour visualiser les tâches urgentes, les livrables en attente, ou encore les temps passés par projet. Couplé à un dashboard dans Softr, vous offrez à vos équipes (ou à vos clients) une transparence totale sur l’avancement. 🔢 Son tableau de bord Un bon tableau de bord, c’est votre tour de contrôle. Grâce à Make, vous pouvez faire remonter automatiquement
Pourquoi tout le monde parle d’automatisation ?
📝 L’histoire de l’automatisation L’automatisation est selon certains le “pouvoir magique” de notre époque 🪄 🌟 Pourtant, l’automatisation ne date pas d’hier et les chaînes de productions industrielles en sont la preuve. Cependant, ces dernières années, l’automatisation a revêtu une coloration plus moderne, plus “digitale”. En réalité, ce sont plutôt l’accélération de l’automatisation et son accessibilité qui changent la donne, et qui placent ce pouvoir entre toutes les mains. 👩💻 Aujourd’hui, chaque domaine d’une entreprise a son outil de gestion. La prospection commerciale, le service support, la facturation, la gestion de la paie, la gestion de projet, le marketing… CRM, ERP, ATS… Tout ces outils sont basés sur le fait que toutes les entreprises du monde partagent des règles de gestion communes dans les mêmes domaines. Par exemple, quelque soit le domaine de prospection, un client va toujours passer par les étapes “Prise de contact”, “Présentation de l’offre” et, dans le meilleur des cas “Signature”. Bien sûr, les termes ne sont pas toujours les mêmes et les modalités sont différentes, mais la prospection commerciale reste une succession d’étapes, un processus qu’il est possible de standardiser. Il en est de même pour la facturation, le recrutement, la gestion du service support, et la grande majorité de nos services. D’ailleurs, l’utilisation de ces outils de gestion a participé à la standardisation de ces actions et nous nous sommes tous pliés à leurs règles d’utilisations, car les avantages pèsent lourd dans la balance. Gain de temps, fiabilité, accès à l’information. 💡 Vous l’avez bien sûr remarqué, tous nos outils de gestion préférés s’équipent peu à peu de modules d’automatisation. Ils vous inondaient d’ailleurs de newsletter à ce sujet, jusqu’à ce que l’IA prennent le relais. Mais c’est un autre sujet. Certains modules d’automatisations sont maintenant accessibles aux utilisateurs. C’est le cas de ceux des CRM comme Pipedrive & Hubspot, les gestionnaire de flux comme Monday, du bot de Trello… Si vous êtes curieux, vous avez déjà mis les mains dedans pour paramétrer vous-mêmes votre pipeline et faire en sorte que lorsque votre client entre dans la colonne “Envoi de mail de présentation”, il reçoive un premier mail introductif. Easy peasy, ou pas. ⭐️ L’automatisation a débarqué dans la gestion de nos flux Et c’est une bonne nouvelle. Si vos processus sont standardisés, vous pouvez les automatiser pour les accélérer. Énormément d’entreprises dans le monde sont en train de trouver des moyens d’automatiser des processus en vous donnant des outils qui permettent de faire des choses magiques. Zapier, Make, Airtable : Elles ont levé des fonds, elles sont mêmes déjà rentables et elles vont très vite. Encore mieux, ces entreprises vous donnent accès à des outils que l’on peut appréhender simplement avec un peu d’effort et de conceptualisation. Elles vous ont pré-maché le boulot : this is the No-code. 🧱 Qu’est-ce que le no-code ? Evidemment, rien de magique dans le no-code. Le code n’a pas disparu, il est toujours là, mais il a pris un peu de recul. On l’a caché, on l’a maquillé. Et oui, le code est devenu sexy. On a remplacé des lignes de formules indigestes sur fond noir par des interface colorées et des blocs standardisés dans lesquels on ne change plus que des variables. Bien sûr, lorsqu’on enlève le langage, il reste la logique et l’algorithmie. Le raisonnement en no-code est exactement le même qu’en code, mais il n’est plus nécessaire de s’embarrasser de la syntaxe. Plus besoin de maîtriser Javascript, php ou Android, on fait du légo. En réalité, un no-codeur ne code pas, mais il utilise le code des autres. Il paramètre des blocs standardisés, qui ont été codés par des développeurs qui maîtrisent les langages les plus complexes et qui lui ont mâché le travail. Les codeurs ont construit des briques, et les no-codeurs les utilisent pour construire une infinité de produits qui, dans l’immense majorité des cas, sont capables de faire la même chose que des produits “non-no-code”. Logique, puisque sous les briques, c’est bien du code. 🧩 A quoi ressemblent les briques ? Et qu’est-ce qu’elles font ? Une automatisation est une succession de briques no-code. Il existe deux types de briques : les briques “Actions”🔨 et les briques “Trigger”⚡️ (ou Déclencheur en français) Un système de brique commence toujours par une unique brique “Trigger”⚡️: le but de cette brique est de définir l’évènement sur laquelle l’automatisation va être déclenchée. Il s’agit vraiment des fondations de l’automatisation. Elle est nécessaire car nous parlons ici de programmation évènementielle : l’automatisation tourne en continu, elle est en “veille”, jusqu’à ce que l’évènement déclencheur se réalise et que l’automatisation se déclenche. Une fois déclenchée, l’automatisation réalise alors une série d’actions : les Briques “Actions”🔨 prennent le relais, et elles peuvent être nombreuses. 🔨 Le no-code modulaire : le no-code appliqué à VOS outils L’indice est dans la dernière ligne. Il existe des briques magiques sur Google Sheet, mais aussi sur Google Doc, Pipedrive, Power Point, Gmail, votre agenda… Bref, toutes vos applis du quotidien. Donc pas besoin de réinventer la roue : tout ce que vous utilisez déjà est prêt à être automatisé. Nous évoquions plus haut les modules d’automatisations de Pipedrive, Trello, et d’autres outils existants. Ces modules permettent d’automatiser des actions spécifiques au sein d’un outil. Par exemple, sur le CRM Pipedrive, il est possible de créer des automatisations pour créer un client, modifier une affaire, ou envoyer un mail à votre place. C’est un gain de temps important, c’est très fiable, mais cela a une limite : les actions possibles sont définies à l’avance par cet outil. Vous pouvez tout accélérer dans un certain cadre. Spoiler alert : on peut fracasser le cadre. Tous les outils que vous utilisez déjà peuvent être automatisés, mais également connectés grâce à de nouveaux outils no code magiques que nous appelons chez Sparky Flow des “connecteurs” : Zapier, Make, n8n… Ces entreprises ont ouvert des ponts entre tous (ou quasi-tous) les outils existants. En fait, ils construisent un énorme trousseau de clés (API). Grâce à ces connecteurs, il vous est possible d’accéder aux briques des modules d’automatisation de tous vos outils. C’est le