Cas Client - Gestion des tâches automatisée avec Airtable et Sharepoint

👉 Le contexte du projet

L'entreprise devait gérer un volume croissant de demandes internes transmises par les chargés d'affaires et traitées par les équipes opérationnelles.

Les principaux défis étaient de centraliser la collecte des demandes, assurer une attribution claire des tâches, suivre le planning global et garantir le classement automatique des livrables dans Sharepoint.

🎯 L'objectif : fluidifier le cycle complet de la demande à la finalisation, avec un minimum d'interventions manuelles et une visibilité claire sur l'ensemble du processus.

Fiche client

💰 CA : +30 millions €

🏢 Type : ETI

👔 Secteur : Énergie

📍 Localisation : Provence

👥 Équipe : +150 personnes

Les solutions mises en place 🛠️

Un workflow automatisé basé sur Airtable et connecté à Sharepoint pour centraliser les demandes, attribuer les tâches et classer les livrables.

Airtable

Sharepoint

Collecte des demandes

Formulaire de saisie connecté à Airtable pour créer facilement une nouvelle mission ou tâche.

✓ Formulaire connecté
✓ Création automatique
✓ Notification responsable
✓ Dossier Sharepoint créé

Attribution & suivi

Affectation simple des tâches aux collaborateurs internes ou externes avec suivi des statuts en temps réel.

✓ Attribution simple
✓ Statuts en temps réel
✓ Collaborateurs internes/externes
✓ Planning global

Dépôt & classement automatique

Les collaborateurs déposent leurs livrables dans Airtable, automatiquement synchronisés vers le bon dossier Sharepoint.

✓ Dépôt dans Airtable
✓ Sync Sharepoint
✓ Classement automatique
✓ Validation responsable

Fonctionnalités clés ⚡

✓ Collecte des demandes via formulaire connecté à Airtable

✓ Attribution simple des tâches aux collaborateurs internes ou externes

✓ Dépôt et centralisation des documents avec synchronisation Sharepoint

✓ Notifications automatiques (responsable + chargé d'affaires)

✓ Suivi global des statuts et du planning des tâches

Le processus automatisé 🔄

Un workflow en 4 étapes pour fluidifier le cycle complet des demandes.

01

Nouvelle demande

Formulaire connecté à Airtable, notification au responsable et création du dossier Sharepoint.

02

Attribution

Affectation à un collaborateur interne ou externe, passage en statut "En cours".

03

Dépôt du livrable

Dépôt du travail dans Airtable, transfert automatique vers Sharepoint.

04

Validation

Validation par le responsable, notification automatique au chargé d'affaires.

Le flow proposé

De la demande initiale à la validation finale avec synchronisation Sharepoint.

Schéma du processus de gestion des tâches avec Airtable et Sharepoint

Les résultats obtenus ✅

Des bénéfices concrets pour l'équipe et les chargés d'affaires.

Gain de temps

Réduction des échanges manuels par mail grâce aux notifications automatiques.

Fiabilité

Livrables stockés directement au bon endroit dans Sharepoint.

Visibilité

Planning global clair et statuts toujours à jour pour toutes les parties prenantes.

Fluidité

Notification automatique aux parties prenantes à chaque étape clé du processus.

🎓 Adoption facile : processus documenté et simple d'utilisation, avec une documentation pas-à-pas pour l'équipe.

Questions fréquentes

Comment automatiser la gestion des tâches avec Airtable et Sharepoint ?

Le workflow est basé sur Airtable pour la gestion des demandes et des tâches, avec des automatisations no-code pour créer automatiquement les dossiers Sharepoint, envoyer les notifications et synchroniser les documents.

Peut-on gérer des collaborateurs externes avec ce système ?

Oui, le système permet d'attribuer des tâches aussi bien aux collaborateurs internes qu'externes. Chaque collaborateur peut déposer ses livrables directement dans Airtable, qui se charge de les classer automatiquement.

Comment sont classés automatiquement les documents dans Sharepoint ?

À chaque nouvelle demande, un dossier est créé automatiquement dans Sharepoint. Lorsqu'un livrable est déposé dans Airtable, il est automatiquement transféré vers le bon dossier grâce aux automatisations no-code.

Combien de temps pour déployer un outil de gestion de tâches automatisé ?

Ce type de projet peut être déployé en quelques semaines, incluant l'analyse des besoins, la configuration d'Airtable, les automatisations et la formation des équipes.

L'équipe peut-elle faire évoluer l'outil elle-même ?

Oui, Airtable est un outil no-code accessible. Avec une formation adaptée, l'équipe peut facilement ajouter des champs, modifier les vues et adapter le workflow à ses besoins évolutifs.

Vous avez un projet similaire ?

Discutons de vos besoins et voyons comment automatiser votre gestion des demandes et des tâches.

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