Gestion de projet : Du 1er contact au début du chantier
Processus semi-automatisé de suivi de projet, facturation automatique et pilotage du cabinet avec une vision globale des projets.
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👉 Le contexte du projet
Ce cabinet d'architecture devait refuser des projets par manque de bande passante. Chaque architecte consacrait beaucoup de temps à des tâches administratives, et la gérante manquait de vision sur l'ensemble des projets en cours et la disponibilité de l'équipe dans les mois à venir.
🎯 L'objectif : Passer d'un mode de travail et de gestion "artisanal" à des processus semi-automatisés pour le commerce, la gestion de projet, la facturation et le pilotage.
Présentation de l'entreprise
💼 Type : Cabinet d'architecture
🔬 Secteur : Architecture
📍 Localisation : Bastia
💪🏼 Équipe : -10 personnes
Solution mise en place : 3 grands axes 🛠️
Une architecture no-code complète pour digitaliser l'ensemble du parcours projet.
Airtable
Base de données
Zapier
Connecteur
Transformation lead → projet
Rendez-vous, préparation d'une proposition d'honoraires… Tout le processus commercial est digitalisé et suivi.
- ✓ Rendez-vous en ligne
- ✓ Proposition d'honoraires
- ✓ Signature électronique
- ✓ Suivi CRM
Phase de conception
Envoi des dessins, réception des retours, prise de rendez-vous, documents administratifs… Chaque étape est automatisée.
- ✓ Envoi dessins automatique
- ✓ Réception retours
- ✓ Documents administratifs
- ✓ Signature en ligne
Facturation automatique
Facturation automatique à chaque étape du projet, de la validation des dessins jusqu'à la livraison finale.
- ✓ Facturation par étape
- ✓ Validation automatique
- ✓ Suivi paiements
- ✓ Historique complet
Fonctionnalités ⚙️
Réservation de rendez-vous en ligne pour les prospects (puis clients) avec rappel J-1, H-1, synchronisation Google Agenda
Standardisation des prises de notes pendant les rendez-vous pour automatiser les comptes-rendus et remplir la base de données
Formulaires à destination des clients pour soumettre toutes les pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier
Élaboration d'une proposition d'honoraires avec signature en ligne
Envoi de chaque "dessin" (étape de la conception) en automatique avec signature en ligne et facturation à validation
Pré-remplissage automatique des CERFAs à destination des collectivités
Notre méthodologie 🏆
Un accompagnement structuré en 4 phases pour garantir la réussite du projet.
Audit & Cadrage
Analyse des processus existants et identification des automatisations prioritaires.
Architecture
Conception de l'écosystème Pipedrive + Airtable et des workflows.
Développement
Création des formulaires, automatisations et intégrations.
Déploiement
Mise en production, formation et accompagnement de l'équipe.
Les flows proposés
Vue d'ensemble des processus automatisés pour le cabinet.
Ouverture de dossier
Phase de conception
Exemples de formulaires
Aperçu des interfaces créées pour le cabinet.
Résultats 📈
Des bénéfices concrets et mesurables pour le cabinet.
Temps
Gain d'1h30 par jour pour chaque collaborateur.
Affaires
Meilleur taux de transformation des prospects en clients.
Satisfaction client
Amélioration qualitative de l'accompagnement des clients (trace écrite, meilleure prise en compte, + de temps pour la créativité).
Contraintes légales & qualité
Meilleure protection "légale" du cabinet, car partage systématique des documentations adéquates aux clients.
Questions fréquentes 💬
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