Certification Qualiopi & Gestion des formations
Processus automatisé de gestion des formations : apprenants, formateurs, sessions et enquêtes de satisfaction conformes aux exigences Qualiopi.
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👉 Le contexte du projet
Ce groupe avait entamé des démarches de certification Qualiopi pour leur organisme de formation et avait déjà obtenu une certification précédemment sur une autre entité.
Leur volonté était de trouver une méthode efficace pour préparer cet audit et surtout s'assurer du bon fonctionnement des opérations de formation à venir dans le respect des 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi sur le long terme.
🎯 L'enjeu : Mettre en place cette méthode en 1 mois, avant la date de l'audit déjà organisé.
Présentation de l'entreprise
💼 Type : Organisme de formation d'un groupe
🔬 Secteur : Formation en climatisation : installation, dépannage, maintenance
📍 Localisation : Provence
💪🏼 Équipe : +150 personnes
💰 CA : +30 Millions €
Processus de gestion des formations 🎓
Apprenants
Récolter les candidatures d'apprenants pour les différentes formations, sélectionner les apprenants et leur envoyer un mail de convocation contenant les informations de la session et le règlement intérieur à signer.
Formateurs
Récolter les candidatures de formateurs, leur faire passer un premier entretien, récolter leurs documents administratifs et la signature de la charte du formateur.
Session
Générer automatiquement les documents nécessaires à la mise en place d'une session de formation : convocation, demande de subrogation, devis, calendrier, attestation de début, attestation de fin… Suivre les différentes étapes d'avancement de la session.
Enquêtes de satisfaction
Envoyer les enquêtes de satisfaction aux apprenants, aux formateurs, aux financeurs et à l'entreprise, avec des relances (J+1, J+7, J+15). Récolter les retours et les intégrer au plan d'amélioration continue de l'organisme.
Solution mise en place 🛠️
Une architecture no-code complète pour automatiser la gestion des formations et assurer la conformité Qualiopi.
Airtable
Base de données
Microsoft Sharepoint
Gestion de documents
Zapier
Connecteur
Production de documents
Rédaction de documents 'template' nécessaires, ressources pour outil de veille et de formations, rédaction des documents détaillant les procédures demandées par Qualiopi.
- ✓ Documents template
- ✓ Ressources veille
- ✓ Procédures Qualiopi
- ✓ Documentation complète
Gestion des candidatures
Réception des candidatures d'apprenants et de formateurs via formulaires en ligne modulables + trame d'entretien + dossier administratif en ligne + outil de gestion des candidatures.
- ✓ Formulaires en ligne
- ✓ Trame d'entretien
- ✓ Dossier admin
- ✓ Gestion candidatures
Automatisations
Mails automatiques : alertes internes, mails de convocation, mails de relances, envoi de documents, mail préparation dossier OPCO…
- ✓ Alertes internes
- ✓ Convocations auto
- ✓ Relances programmées
- ✓ Envoi documents
Recueil d'avis
Formulaires enquêtes de satisfaction, formulaire compte rendu pédagogique… avec intégration au plan d'amélioration continue.
- ✓ Enquêtes satisfaction
- ✓ Compte rendu péda
- ✓ Relances J+1/7/15
- ✓ Amélioration continue
Notre méthodologie 🏆
Un accompagnement structuré en 4 phases pour garantir la réussite du projet.
Audit & Cadrage
Analyse des processus existants et des exigences Qualiopi (7 critères, 32 indicateurs).
Documentation
Rédaction des documents template et procédures conformes Qualiopi.
Développement
Création des workflows Airtable/Zapier et intégration Sharepoint.
Déploiement
Mise en production avant l'audit et formation de l'équipe.
Le flow proposé
Vue d'ensemble du processus opérationnel de gestion des formations.
Concrètement ça donne quoi ?
Aperçu des interfaces créées pour l'organisme de formation.
Résultats 📈
Des bénéfices concrets et mesurables pour l'organisme de formation.
Temps
Gain de temps grâce aux automatisations qui évite le recrutement d'une ressource dédiée uniquement à la gestion des formations.
Conformité
Processus de gestion de formation en conformité avec les exigences Qualiopi.
Image de marque
Démonstration d'organisation et de réactivité auprès des apprenants, des formateurs et des entreprises.
Amélioration continue
Récolte et gestion des avis, conseils et dysfonctionnements qui permettent un meilleur accès aux informations et la bonne évolution de l'activité.
Questions fréquentes 💬
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