L’esquisse, APS, APD : fluidifier le processus de validation ☑️
Chaque esquisse APS APD représente des heures de travail créatif intense. Une fois ces précieux documents finalisés commence alors un parcours du combattant administratif que tous les architectes connaissent bien. Il faut envoyer les fichiers par email, attendre les retours clients, relancer en cas de silence, organiser des rendez-vous de présentation, faire signer les validations… et ne surtout pas oublier de facturer l’étape !
Notre approche transforme radicalement cette gestion de projet. Désormais, il suffit de déposer le dessin terminé dans un dossier dédié pour que la magie opère automatiquement. Le document est instantanément envoyé au client avec un message personnalisé, accompagné d’un lien Calendly pour réserver facilement un rendez-vous d’échange.
Parallèlement, une demande de signature électronique est transmise pour officialiser la validation de l’étape. Cette signature devient ensuite le déclencheur automatique de toute la suite du processus : génération d’un brouillon de facture, puis envoi de la facturation définitive. L’architecte peut ainsi se concentrer sur son travail créatif tandis que l’administratif se gère en arrière-plan ! 🎯
Révolutionner la gestion de projet architecturale 📐
La gestion de projet en architecture implique une chorégraphie complexe entre création, validation et administration. Chaque étape validée du projet correspond à un moment clé de dialogue avec le client, que ce soit pour présenter une esquisse prometteuse, détailler un APS ou finaliser un APD.
L’organisation traditionnelle de ces rendez-vous cruciaux génère souvent stress et perte de temps. Notre système automatisé transforme cette problématique en processus fluide et professionnel. Les invitations se déclenchent automatiquement après validation d’une étape, les rappels sont envoyés systématiquement 24h et 1h avant le rendez-vous pour éviter les oublis.
Tous les rendez-vous se synchronisent parfaitement avec Google Agenda via Calendly, éliminant les allers-retours de planification. Plus impressionnant encore : les comptes rendus de réunion suivent des templates standardisés et s’archivent automatiquement dans Notion, créant une mémoire exhaustive du projet. Le suivi d’avancement s’intègre directement dans le CRM Pipedrive, offrant une vision globale de tous les projets en cours.
Cette approche systémique de la gestion de projet libère un temps précieux tout en renforçant le professionnalisme perçu par les clients. Fini les relances approximatives ou les rendez-vous oubliés : tout fonctionne comme une horlogerie suisse ! ⚙️
Optimiser la gestion conception au-delà des dessins 🎨
La gestion conception ne se limite jamais aux seuls dessins créatifs. Elle englobe tout un écosystème administratif souvent sous-estimé, mais absolument critique : préparation des documents réglementaires (CERFA, dossiers de permis de construire, notices techniques…), transmission aux collectivités locales, suivi des instructions, archivage méthodique des dossiers clients.
Cette dimension administrative de la gestion conception représente souvent un casse-tête organisationnel majeur. Les documents s’accumulent, se dispersent entre différents supports, et il devient rapidement difficile de retrouver une pièce spécifique ou de suivre l’avancement d’une démarche.
Grâce à l’association Airtable et Zapier, chaque document ajouté au système se relie automatiquement au bon projet client. Cette interconnexion garantit une traçabilité totale et élimine définitivement le risque de perte d’information. L’architecte peut ainsi retrouver instantanément n’importe quel élément du dossier, des premières esquisses conceptuelles aux derniers échanges avec l’administration.
Cette gestion conception automatisée transforme ce qui était auparavant une source de stress en un avantage concurrentiel. Les clients apprécient la réactivité et la rigueur organisationnelle, tandis que l’équipe gagne en sérénité et en efficacité ! 📋
Facturation automatique intégrée aux phases projet 💶
La facturation automatique représente l’un des points les plus sensibles de la phase projet architecture. Facturer trop tôt peut créer des tensions avec le client, facturer trop tard impacte la trésorerie du cabinet. Sans oublier les oublis de facturation qui peuvent représenter des pertes significatives sur l’année.
Notre système résout élégamment cette problématique en intégrant la facturation directement au processus de validation créative. Dès qu’une signature client officialise la validation d’une esquisse, d’un APS ou d’un APD, un brouillon de facture se génère automatiquement avec tous les éléments nécessaires préremplis.
Cette facture peut ensuite être finalisée et expédiée automatiquement via votre logiciel facturation bâtiment habituel, qu’il s’agisse de Facturation Pro, Dext ou toute autre solution connectée. La facturation suit ainsi naturellement le rythme créatif du projet, sans risque d’oubli ni de décalage temporel inapproprié.
Cette synchronisation parfaite entre validation créative et facturation administrative élimine une source majeure de préoccupation pour les architectes, tout en optimisant la gestion de trésorerie du cabinet ! 💰
Un écosystème d’outils architecte sur mesure 🥅
Pour illustrer concrètement l’approche des outils architecte, prenons l’exemple d’un de nos cas client : un cabinet d’architecture basé à Bastia que nous avons accompagné. Nous avons orchestré pour eux un véritable écosystème d’outils architecte interconnectés qui couvrent l’intégralité de leur phase projet architecture.
Pipedrive centralise le suivi de tous les projets clients avec une visibilité parfaite sur l’avancement de chaque dossier. Airtable fonctionne comme une base de données centrale où convergent tous les éléments : dessins, documents administratifs, correspondances clients, historique des échanges.
Calendly automatise complètement la prise de rendez-vous, éliminant les négociations de planning interminables par email. Zapier joue le rôle de chef d’orchestre en créant tous les liens automatiques entre ces différentes applications. Notion structure les to-do lists et le suivi interne d’équipe, tandis que Facturation Pro se déclenche automatiquement pour générer et envoyer les factures au bon moment.
Cet écosystème intégré couvre désormais toute leur phase projet architecture : dépôt et envoi automatique des esquisses, APS et APD, validation par signature électronique, organisation fluide des rendez-vous, génération et expédition automatiques des factures.
👉🏼 Résultat : L’équipe a récupéré près de 15 heures par semaine précédemment consacrées à l’administratif, qu’elle peut dorénavant réinvestir dans la création et l’accompagnement client ! 🚀
L’automatisation au service de la phase projet architecture ✍🏼
Automatiser la phase projet architecture ne transforme en rien la dimension créative du métier d’architecte. Les esquisses, APS et APD restent évidemment réalisés avec le même talent et la même passion créative. L’automatisation intervient uniquement pour gérer intelligemment tout ce qui chronophage et répétitif : envois, relances, prises de rendez-vous, signatures, facturation.
Cette révolution des outils architecte développée par Sparky Flow rend la gestion de projet et la gestion conception plus rapides, plus fiables et remarquablement plus transparentes pour les clients. Un gain de temps précieux qui permet enfin aux architectes et architectes d’intérieur de se reconcentrer sur leur véritable valeur ajoutée : concevoir des espaces exceptionnels et accompagner leurs clients vers la concrétisation de leurs rêves.
Prêt à révolutionner votre phase projet architecture ? Découvrons ensemble les automatisations qui transformeront votre quotidien !
